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個人情報保護方針

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個人情報保護方針

伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社(以下「当社」といいます)は、オフィスビル・住宅・商業施設などの運営管理・プロパティマネジメントの他、居住者様向けのライフサポートをご提供する「オフィス・住宅の総合サービス企業」として、個人情報を適切に取り扱い、保護していくことは、重要かつ社会的な責務であると考えています。
当社では以下のとおり、個人情報保護方針を定め、当社役員および従業員に周知・徹底を図り、コンプライアンスを重視した企業活動を推進してまいります。

  1. 当社は、個人情報保護法、日本工業規格『個人情報保護に関するマネジメントシステム−要求事項(JIS Q 15001:2006)』その他の関連規範等を遵守し、個人情報について適切な管理・取扱いを行います。
  2. 当社は、個人情報をお預かりするにあたっては、事業上必要な範囲に限定して適切な手段で行います。その際には、利用の目的、対応窓口等を明確にした上で、ご同意をいただいたものだけをお預かりいたします。
  3. 当社は、お預かりした個人情報をご本人からご同意を得た範囲内に限定して利用いたします。
  4. 当社は、お預かりした個人情報の漏洩、滅失または毀損を防止するため、合理的かつ適正な予防ならびに是正の管理策を講じます。
  5. 当社は、個人情報保護に関する内部管理体制(マネジメントシステム)を構築するとともに、個人情報保護に関する社内規程を定め、継続的な見直し・改善を行ってまいります。
  6. 当社は、個人情報の開示、訂正または削除等を希望される場合や苦情・相談をお持ちの場合には、対応窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。

制定 2005年11月22日
改定 2009年 6月 18日
改定 2013年  4月  1日
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
代表取締役社長 深城 浩二

個人情報に関するお問い合わせ先

伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
〒103-0023
東京都中央区日本橋本町2丁目7番1号 NOF日本橋本町ビル

個人情報保護対策担当
TEL
03-3662-5113(受付時間 平日9:00〜17:30 ※土日祝日、年末年始を除く)
FAX
03-3662-5101
E-MAIL
フォームによるお問い合わせ

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」といいます。)に基づき、以下の事項を「公表」致します。本文書により公表する事項は、「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、及び、「本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」に置くことを法により義務付けられている事項を含みます。

直接収集による個人情報の利用目的の公表に関する事項

(1)個人情報を取得する場合における利用目的(法第18条)
当社がお客さまから直接書面に記載された個人情報(お名前・ご住所・生年月日・性別・電話番号・emailアドレス・勤務先・ 役職など。) を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させて頂きます(法第18条2項)。 それ以外の方法で当社が個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、以下の利用目的の範囲内で取り扱わせていただきます(法第18条1項)。
「個人情報」の類型 利用の目的
コールセンターのお問合わせの際に提供されるお客様情報 お問合わせへの対応及び対応自体を迅速に行うため
※お問合わせの通話の内容について録音させて頂いております。
新規マンションの購入契約後にオプション販売業務遂行のために、販売元から提供される居住者の基本情報 オプション販売の際のご本人確認のため
マンション販売時におけるオプション業務遂行のために直接収集するお客様情報
  1. (1)各種Aオプション(建築工事中取付商品)あるいは、各種Bオプション(マンション完成後取付商品)のご案内及びそれに付随する業務遂行のため。
  2. (2)お問合わせに対して迅速に対応するため
リフォーム工事に伴うお客様情報
  1. (1)リフォーム工事請負に関する業務遂行のため
  2. (2)アフターフォローのため
  3. (3)お客様へのリフォーム関連情報のご提供のため
  4. (4)お問合わせに対して迅速に対応するため
ライフサポート物販業務におけるお客様情報 当社の販売商品・各種サービスのご案内のため
会員制ウェブサイト登録されるお客様情報 認証情報取得のため
季刊誌「FRONTIER×Eヨ(フロンティア×いーよ)」アンケート
  1. (1)プレゼントご当選の方へのプレゼント発送するため
  2. (2)記事掲載及び、掲載の方への謝礼を送付するため
  3. (3)企画編集のため
  4. (4)アンケート集計処理のため
  5. (5)ご要望により、当社管理業務に関する質問へのご回答のため
  6. (6)ご要望により、当社資料などを送付するため
ウェブサイト経由へのお問合わせ お問合わせの対応を迅速に行うため
賃貸住宅・学生会館・マンスリーマンションの運営
不動産の賃貸及び売買の仲介及び代理
不動産コンサルティング
不動産の情報サービスの提供
  1. (1)不動産の賃貸、管理、仲介等の取引に関する契約の履行、情報、サービスの提供
  2. (2)(1)の利用目的の達成に必要な範囲での個人情報の第三者提供
  3. (3)当社が扱う不動産に関する保険の契約の履行、情報、サービスの紹介
  4. (4)不動産・インテリア・リフォームに関連する当社、
    及び当社提携先の商品、サービスのご紹介
  5. (5)当社が実施するアンケートへのご協力依頼
(2)委託を受ける際に開示された「個人情報」の「利用目的」(法第18条1項、法第23条4項1号)
当社が委託を受ける際に開示された「個人情報」の「利用目的」は以下の通りです。
「個人情報」の類型 利用の目的
マンション管理組合との間で締結した管理委託契約に基づく業務遂行のために預託された管理組合員の個人情報
  1. (1)管理組合との管理委託契約に基づき業務を遂行するため
  2. (2)緊急時の連絡のため
  3. (3)緊急対応業務の基本情報取得のため(コールセンター業務など)
  4. (4)(理事長様のみ)理事長様アンケートの送付及び集計結果に対する是正対応のご報告等
保険代理業務におけるご契約情報 保険代理業務遂行のため
(3)合併、分社、事業継承による取得(法第18条1項、法第23条4項2号)
当社は、平成22年9月1日付けのタッチストーン・レジデンシャル・マネージメント株式会社(以下「TRM」といいます。)との合併に伴い、TRMが保有する「個人情報」を取得いたしました。当該「個人情報」の利用目的は以下の通りです。
「個人情報」の類型 利用の目的
資産管理・運用
資産取得業務
資産譲渡業務
前記各業務に付随する業務
その他、当社が営む事ができる業務およびこれらに付随する業務(今後取扱いが認められる業務を含みます)
  1. (1)入居者の本人確認
  2. (2)入居者に対する賃料請求
  3. (3)入居者からの賃料収入管理
  4. (4)入居者の募集
  5. (5)入居者との新規契約・契約更新・契約解除手続
  6. (6)入居者契約解除後の事後管理
  7. (7)入居者入居後の建物管理
  8. (8)入居者に対する生活・住環境に関連する商品サービス等の情報提供
  9. (9)入居者の損害保険及び生命保険の各種手続き
  10. (10)投資意思決定のための判断材料としての入居者の確認
  11. (11)上記(1から10)の目的に関して、郵便物・電話等による営業活動
  12. (12)顧客動向分析
  13. (13)災害予防及び災害時の緊急対策としての連絡網管理
  14. (14)上記13の目的達成のための郵便物等による連絡
  15. (15)上記の目的の達成に必要な範囲での個人情報の業務委託先への預託または第三者提供
(4)「共同利用」に関する事項(法第23条4項3号、法第23条5項)
当社は現在、「個人情報」の「共同利用」を行っておりません。

「保有個人データ」に関して「本人の知り得るべき状態」に置くべき事項

当社の保有する個人情報のうち「保有個人データ」の「利用目的」は以下の通りです。

「個人情報」の類型 利用の目的
コールセンターのお問合わせの際に提供されるお客様情報 お問合わせへの対応及び対応自体を迅速に行うため
※お問合わせの通話の内容について録音させて頂いております。
新規マンションの購入契約後にオプション販売業務遂行のために、販売元から提供される居住者の基本情報 オプション販売の際のご本人確認のため
マンション販売時におけるオプション業務遂行のために直接収集するお客様情報
  1. (1)各種Aオプション(建築工事中取付商品)あるいは、各種Bオプション(マンション完成後取付商品)のご案内及びそれに付随する業務遂行のため。
  2. (2)お問合わせに対して迅速に対応するため
リフォーム工事に伴うお客様情報
  1. (1)リフォーム工事請負に関する業務遂行のため
  2. (2)アフターフォローのため
  3. (3)お客様へのリフォーム関連情報のご提供のため
  4. (4)お問合わせに対して迅速に対応するため
ライフサポート物販業務におけるお客様情報 当社の販売商品・各種サービスのご案内のため
会員制ウェブサイト登録されるお客様情報 認証情報取得のため
季刊誌「FRONTIER×Eヨ(フロンティア×いーよ)」アンケート
  1. (1)プレゼントご当選の方へのプレゼント発送するため
  2. (2)記事掲載及び、掲載の方への謝礼を送付するため
  3. (3)企画編集のため
  4. (4)アンケート集計処理のため
  5. (5)ご要望により、当社管理業務に関する質問へのご回答のため
  6. (6)ご要望により、当社資料などを送付するため
ウェブサイト経由へのお問合わせ お問合わせの対応を迅速に行うため
賃貸住宅・学生会館・マンスリーマンションの運営
不動産の賃貸及び売買の仲介及び代理
不動産コンサルティング
不動産の情報サービスの提供
  1. (1)不動産の賃貸、管理、仲介等の取引に関する契約の履行、情報、サービスの提供
  2. (2)(1)の利用目的の達成に必要な範囲での個人情報の第三者提供
  3. (3)当社が扱う不動産に関する保険の契約の履行、情報、サービスの紹介
  4. (4)不動産・インテリア・リフォームに関連する当社、及び当社提携先の商品、サービスのご紹介
  5. (5)当社が実施するアンケートへのご協力依頼

「個人データ」の「第三者提供」について(法第23条2項・3項)

当社は、お客様より取得させていただいた「個人データ」について、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。

「開示等の求め」に応じる手続等に関する事項(法第29条)

当社は、「保有個人データ」について本人またはその代理人から、「利用目的の通知」(法第24条2項)、「開示」(法第25条1項)、「訂正等」(法第26条1項)、「利用停止等」(法第27条1項、2項)の求め(以下あわせて「開示等の求め」といいます)を受けた場合、これに対応させて頂いております。

(1)「開示」の求めの対象となる項目(法第29条2項、「保有個人データ」の特定に資する情報)
「開示」の対象としている「保有個人データ」の項目は以下の通りです。なお、「保有個人データ」の類型によっては、全ての情報を含まない場合があります。
「保有個人データ」の項目
  1. 氏名
  2. マンション名、部屋番号
  3. 電話番号
  4. その他「保有個人データ」の類型に応じた情報
(2)「開示等の求め」の申出先
「開示等の求め」は下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。
申出先
〒103-0023
東京都中央区日本橋本町2丁目7番1号
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社 個人情報保護対策担当
※ご来社について
直接ご来社いただいてのお申し出はお受けかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
(3)「開示等の求め」に際して提出すべき書面(様式)等
「開示等の求め」を行う場合は、次の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上ご捺印いただき、本人確認のための書類(B)を同封しご郵送下さい。
A. 当社所定の申請書
B. 本人確認のための書類
運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー 1通
(4)代理人による「開示等の求め」

「開示等の求め」をする者が本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人もしくは「開示等の求め」をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項Aの書類に加えて、下記の書類(AまたはB)を同封下さい。

A. 法定代理人の場合
  • 戸籍謄本又は登記事項証明書等、法定代理権の存在を証明する書面 1通
  • 法定代理人の運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー 1通
B. 委任による代理人の場合
  • 本人実印押印の委任状 1通
  • 本人の印鑑証明証 1通
  • 委任による代理人の運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー 1通
(5)「利用目的の通知」と「開示」の求めの手数料及びその徴収方法

1回の申請ごとに、1,000円(消費税及び地方消費税を含む。) 1,000円分の郵便切手を申請書類に同封して下さい。

  • 手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。
  • 「利用の停止」「消去」「訂正等(変更・追記・削除)」につきしては、手数料は無料とさせて頂きます。
(6)「開示等の求め」に対する回答方法

申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。

(7)開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

当社は、開示等の求めにともない取得した個人情報について、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めの日から6ヶ月以内に廃棄させて頂きます。

「保有個人データ」の不開示事由について

「開示等の求め」が次のいずれかに該当する場合は、不開示とさせていただきます。当社が不開示を決定した場合はその旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

  • 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • 所定の申請書類に不備があった場合
  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合

「苦情」の受付窓口に関する事項(法第24条1項4号、施行令第5条、法第31条)

個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、以下までお申し出下さい。

お問い合わせ先

伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
〒103-0023
東京都中央区日本橋本町2丁目7番1号

個人情報保護対策担当
TEL
03-3662-5113(受付時間 平日9:00〜17:30 ※土日祝日、年末年始を除く)
FAX
03-3662-5101
E-MAIL
フォームによるお問い合わせ

※直接ご来社いただいてのお申し出はお受けかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

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