個人情報保護方針

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個人情報保護方針

伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社(以下「当社」といいます)は、オフィスビル・住宅・商業施設などの運営管理・プロパティマネジメントの他、居住者様向けのライフサポートをご提供する「オフィス・住宅の総合サービス企業」として、個人情報を適切に取り扱い、保護していくことは、重要かつ社会的な責務であると考えています。
当社では以下のとおり、個人情報保護方針を定め、当社役員および従業員に周知・徹底を図り、コンプライアンスを重視した企業活動を推進してまいります。

1.当社は、個人情報保護法その他の関連規範等を遵守し、個人情報について適切な管理・取扱いを行います。
2.当社は、個人情報をお預かりするにあたっては、事業上必要な範囲に限定して適切な手段で行います。また、ご本人から直接書面等により個人情報をお預かりする際には、利用の目的、対応窓口等を明確にした上でお預かりいたします。
3.当社は、お預かりした個人情報を、あらかじめ特定した利用目的の範囲内に限定して利用いたします。
4.当社は、お預かりした個人情報の漏洩、滅失または毀損を防止するため、合理的かつ適正な予防ならびに是正の管理策を講じます。
5.当社は、個人情報保護に関する内部管理体制（マネジメントシステム）を構築するとともに、個人情報保護に関する社内規程を定め、継続的な見直し・改善を行ってまいります。
6.当社は、個人情報の開示、訂正または削除等を希望される場合や苦情・相談をお持ちの場合には、対応窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。

改定 2024年 4月 1日
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
代表取締役社長　深城　浩二

個人情報の保護に関する法律に基づく公表事項

個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号。その後の改正及び関係法令を含み、以下「法」といいます。）に基づき、以下の事項を公表致します。本文書により公表する事項は、本人が容易に知り得る状態に置いていること、及び、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置くことを法により義務付けられている事項を含みます。

1．個人情報の利用目的に関する事項

（1）個人情報を取得する場合における利用目的

当社が取得する個人情報は、以下の利用目的の範囲で利用させていただきます。但し、個人情報を取得するにあたり、ご本人へ個別に利用目的をお伝えしているときは、当該利用目的に従い利用させていただきます。

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個人情報の類型	利用目的
各種媒体を通じてお問合せ等をいただいた場合（※）に取得する個人情報（※コールセンターへの入電、お問合せフォームの送信等）	お問い合わせへの対応 ※当社コールセンターでは通話内容の録音を実施させていただいておりますが、その他のお電話についても録音を実施させていただく場合がございます。 ※当社の受託業務に関連してお寄せいただいたお問合せ等は、委託者（マンション管理組合、建物所有者、アセットマネージャー等）へも共有させていただく場合がございます。
会員制ウェブサイトのご利用にあたって取得する個人情報	（1）アカウントの作成および認証番号等の通知（2）お問い合わせに対して迅速に対応するため（3）システムトラブル等発生時の対応（4）不動産・住生活等に関連する情報・商品・サービス等（当社提携企業によるものを含む。）のご紹介（5）当社主催のセミナー・研修・イベント等のご案内・実施（6）顧客アンケートの実施・集計（7）顧客動向分析・マーケティング活動（8）お問合せ等への対応、必要事項の通知連絡（9）その他上記に付帯関連する業務の遂行
当社業務（※）に関連して取得する個人情報（※分譲マンション・賃貸マンション・学生会館・オフィスビル・商業施設・公共施設等の管理業務、不動産の仲介・代理業務、大小修繕工事関係業務（原状回復・リフォーム等含む）、オプション販売ほか物販業務、保険代理店業務、その他不動産・住生活等に関連する各種総合サービス業務）	（1）契約締結・契約管理（本人確認、信用調査、与信管理、必要事項の通知連絡等）（2）契約に基づく業務の履行（3）当社主催のセミナー・研修・イベント等のご案内・実施（4）不動産・住生活等に関連する情報・商品・サービス等（当社提携企業によるものを含む。）のご紹介（5）顧客または取引先アンケートの実施・集計（6）顧客動向分析・マーケティング活動（7）お問合せ等への対応、必要事項の通知連絡（8）その他上記に付帯関連する業務の遂行
採用選考で取り扱う個人情報	（1）採用選考（2）必要書類の送付（3）選考結果その他の必要事項の通知・連絡
従業員情報	（1）官公庁、健康保険組合への届出・報告（2）給与、賞与の支払（3）雇用管理および人事労務管理（4）福利厚生に関する実施管理、企画立案、分析等（5）健康管理、安全管理に関する業務（6）顧客への対応（7）苦情、紛争等にかかる対応（8）その他上記に付帯関連する業務の遂行
シニア向けマンションに関し、ご入居者様またはそのご親族様等よりご提供いただく個人情報、その他当社が業務遂行上取得または知得する個人情報（要配慮個人情報を含む）	（1）当社とマンション管理組合との間で締結した管理委託契約に基づく以下の業務の遂行（※1）（※2） ①日常における健康状態の相談受付および記録 ②健康、介護に関する相談受付や情報提供 ③こころの相談対応 ④健康診断等の案内・申込受付 ⑤医療・介護・福祉・生活支援その他のサービス提供機関（公共・民間を問わない）に関する情報の提供・紹介 ⑥上記⑤に掲げる機関と連携して行う緊急対応やサービスの提供及びそのために必要な情報の共有 ⑦ご親族様等へのご説明・ご連絡 ⑧各種イベントの企画・案内・実施 ⑨健康・介護予防に関する情報発信 ⑩感染症予防対策の検討・実施 ⑪マンション管理組合（理事会）に対する業務報告（適宜。なお、報告にあたってはプライバシーの保護等に十分配慮致します。） ⑫上記①から⑪の他、管理委託契約に定める業務（2）不動産・住生活等に関連する情報・商品・サービス等（当社提携企業によるものを含む。）のご紹介（3）その他上記（1）（2）に付帯関連する業務の遂行のため（※1）医療行為は行いません。（※2）管理委託契約の内容は管理組合毎に異なるため、お住まいのシニア向けマンションが上記（1）の全てのサービス対象になるとは限りません（その場合は上記（1）のうち受託業務の遂行に必要な範囲で利用いたします。）

（2）委託を受ける際に開示された個人情報の利用目的

当社が委託を受ける際に開示された個人情報の利用目的は以下の通りです。

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個人情報の類型	利用目的
マンション管理組合その他の委託者（建物オーナー、アセットマネージャー、自治体等）を介してお預かりする個人情報	（1）当社が各委託者より委託を受けた業務（マンション管理業務、建物管理業務、プロパティマネジメント業務等）の履行（2）マンション管理組合役員アンケートの実施・集計（3）お問合せ等への対応、必要事項の通知連絡（4）その他上記に付帯関連する業務の遂行
伊藤忠都市開発株式会社が開発した分譲マンションをご購入のお客様に関する個人情報	（1）当社が同社より委託を受けた業務（お引渡し後のアフターサービス業務、ご購入者専用ウェブサイト運営業務等）の履行（2）お問合せ等への対応、必要事項の通知連絡（3）その他上記に付帯関連する業務の遂行
損害保険代理店業務	保険申し込みの受付、契約締結、契約管理その他代理店業務追行のため（保険会社における個人情報の利用目的は、ご契約いただいた各保険会社のホームページ等でご確認いただけます。)

（3）合併、分社、事業継承による取得

①当社は、2010年9月1日付けのタッチストーン・レジデンシャル・マネージメント株式会社（以下「TRM」といいます。）との合併に伴い、TRMが保有する個人情報を取得いたしました。当該個人情報の利用目的は以下の通りです。

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個人情報の類型	利用目的
資産管理・運用資産取得業務資産譲渡業務前記各業務に付随する業務その他、当社が営む事ができる業務およびこれらに付随する業務（今後取扱いが認められる業務を含みます）	（1）入居者の本人確認（2）入居者に対する賃料請求（3）入居者からの賃料収入管理（4）入居者の募集（5）入居者との新規契約・契約更新・契約解除手続（6）入居者契約解除後の事後管理（7）入居者入居後の建物管理（8）入居者に対する生活・住環境に関連する商品サービス等の情報提供（9）入居者の損害保険及び生命保険の各種手続き（10）投資意思決定のための判断材料としての入居者の確認（11）上記（1から10）の目的に関して、郵便物・電話等による営業活動（12）顧客動向分析（13）災害予防及び災害時の緊急対策としての連絡網管理（14）上記13の目的達成のための郵便物等による連絡（15）上記の目的の達成に必要な範囲での個人情報の業務委託先への預託または第三者提供

②当社は、2018年10月1日付のIUCコミュニティライフ株式会社（以下「IUCL」といいます。）との合併に伴い、IUCLが保有する個人情報を取得いたしました。当該個人情報の利用目的は以下の通りです。

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個人情報の類型	利用目的
不動産の管理、売買、賃貸、仲介等業務その他これらに付帯関連する業務	（1）マンション管理組合との間で締結した管理委託契約業務の履行（2）お申し込みサービス・工事・商品の提供およびアフターサービス（3）損害保険代理店事業に関する業務（4）不動産の売買、賃貸、仲介に関する業務（5）上記（1）から（4）の業務にかかわる緊急時のご連絡、お問い合わせへのお答え（6）上記（1）から（4）の業務に関するサービス・工事・商品のお知らせPR （7）当社アンケート調査のお願い（8）その他上記（1）から（7）に付随する業務の実施

2．個人データの第三者提供について

（1）当社は、個人データを第三者に提供する場合には、法により例外として扱うことが認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得るものといたします。また、外国にある第三者に提供する場合も同様とします。
（2）業務委託、合併等の事業承継、共同利用に伴う個人データの提供の場合、その提供の相手方は第三者に該当いたしません。なお、当社は、当社が管理する物件に関し当社が取得したお客様の個人データを、グループ企業との間で以下のとおり共同利用させていただく場合がございます。この他に共同利用を行う場合は、必要事項を個別にお客様へ通知するか、別途お客様の容易に知り得る状態に置く方法により対応させていただきます。

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個人データの類型	共同利用の内容
伊藤忠都市開発株式会社が開発した分譲マンションをご購入のお客様によるお問合せ・ご意見・苦情等に関連する情報	（1）共同利用する個人データの項目住所、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス等）、名刺情報、勤務先情報、不動産情報、応対内容、その他下記（３）の利用目的の達成のために必要な項目（2）共同利用する者の範囲伊藤忠都市開発株式会社伊藤忠ハウジング株式会社（3）共同利用する者の利用目的当社を含む共同利用者各社における個人情報の利用目的の達成のため伊藤忠都市開発株式会社 https://www.ipd.co.jp/privacy/ 伊藤忠ハウジング株式会社 https://www.itochu-housing.co.jp/privacy （4）当該個人データの管理について責任を有する者東京都中央区日本橋大伝馬町１番４号伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社代表取締役　深城　浩二
当社へご意見・苦情等をお寄せいただいたお客様・お取引先様に関する情報	（1）共同利用する個人データの項目住所、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス等）、名刺情報、勤務先情報、不動産情報、応対内容、その他下記（３）の利用目的の達成のために必要な項目（2）共同利用する者の範囲伊藤忠商事株式会社（当社の100％株主）（3）共同利用する者の利用目的お寄せいただいたご意見・苦情等に対し、グループとして対応するため（4）当該個人データの管理について責任を有する者東京都中央区日本橋大伝馬町１番４号伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社代表取締役　深城　浩二
従業員情報	（1）共同利用する個人データの項目住所、氏名、生年月日、所属部署、役職名、職務経歴、その他下記（３）の利用目的の達成のために必要な項目（2）共同利用する者の範囲伊藤忠商事株式会社（当社の100％株主）（3）共同利用する者の利用目的当社コンプライアンスマニュアルに定めるコンプライアンス事案発生時の事案報告のため（4）当該個人データの管理について責任を有する者東京都中央区日本橋大伝馬町１番４号伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社代表取締役　深城　浩二

3．仮名加工情報・匿名加工情報について

当社では、現在までに仮名加工情報および匿名加工情報を作成したことはありません。今後作成する場合は、法に従い必要事項の公表を行い、適正な取扱いを行います。

4．クッキー(Cookie)その他の個人を特定できない情報について

（1）クッキー（Cookie）の利用について

当社ウェブサイトでは、一部クッキー (Cookie) を利用しています。クッキーの利用により、お客様の当社ウェブサイトに対する閲覧履歴等を把握し、当社ウェブサイトの利用をより有益なものにすることができます。
なお、クッキーにより、お客様が使用するブラウザを特定することがありますが、お客様の個人情報を特定するものではなく、あくまで当社ウェブサイトの閲覧状況を把握するためのみに利用します。
お客さまのブラウザに関する情報の収集を希望しない場合は、インターネット閲覧ソフト(ブラウザ)をご自身で設定することにより、クッキー(Cookies)の機能が働かないようにすることも可能です（ブラウザの設定方法は各ソフトの製造元へお問い合わせ下さい。）。クッキー(Cookies)機能が働かない場合、当社ウェブサイトの一部機能をご利用頂けない可能性がございますので、あらかじめご了承下さい。
（2）ウェブビーコンの利用について

当社ウェブサイトは、その利便性向上させることを目的とした統計情報を取得することを目的にウェブビーコンを使用する場合があります。なお、ウェブビーコンを利用する場合、お客様の個人情報を特定することはなく、あくまで当社ウェブサイトの閲覧状況を把握するためのみに利用します。
（3） Google Analyticsの利用について

当社ウェブサイトでは、サイト利用状況を把握することを目的に、Google Inc.が提供するサービス（Google Analytics）を利用しています。Google Analyticsは、Cookieを利用して、利用者を特定することなくサイトの利用動向を収集するサービスであり、Google Inc.のプライバシーポリシーに基づいて管理・運用されています。Google Analyticsの利用規約及び、プライバシーポリシーに関する説明については、Google Inc.のサイトをご覧下さい。なお、Google Analyticsのサービス利用による損害・不利益等について、当社は一切責任を負うものではありません。
（4）アクセス履歴取得について

当社ウェブサイトでは、お客様の情報をアクセスログという形で記録しています。これには、利用者のIPアドレス、使用ブラウザの種類、アクセス数等の情報が含まれますが、個人を特定できる情報は含まれません。当該アクセスログについては、当社ウェブの利用状況に関する統計・分析のために使用しますが、それ以外の目的で使用することはありません。
（5）セキュリティについて

当社ウェブサイトでは、お客様の個人情報保護のため、SSL（Secure Sockets Layer protocol）／TLS（Transport Layer Security）を利用して通信の暗号化を施しています。

5．保有個人データにかかる公表事項

（1）当社の保有個人データにかかる公表事項は、以下のとおりです。
1. ①個人情報取扱事業者の住所、名称及び代表者氏名
  　東京都中央区日本橋大伝馬町1番4号
  　伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
  　代表取締役　深城　浩二
2. ②全ての保有個人データの利用目的
  　「1．個人情報の利用目的に関する事項」に記載のとおり
3. ③開示等の請求に関するお手続き（手数料の額を含む）
  　下記（2）に記載のとおり
4. ④安全管理のために講じている主な措置
  　ⅰ）法に準拠した社内規程・マニュアル等の整備
  　ⅱ）上記ⅰ）の順守状況に関する点検
  　ⅲ）責任者の設置および事故発生時の報告連絡体制等の整備
  　ⅳ）全従業員（役員を含む）に対する教育・研修
  　ⅴ）オフィスの入退室管理
  　ⅵ）盗難・紛失等防止策の策定
  　ⅶ）社内におけるアクセス制御
  　ⅷ）不正アクセス・不正ソフトウェア等に関する保護対策　ほか
5. ⑤保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
  　「6．個人情報のお取扱いに関するお問い合わせ等受付窓口」に記載のとおり
（2）当社は、保有個人データについて本人またはその代理人から、利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等の請求（以下あわせて「開示等の請求」といいます。）を受けた場合、以下に従い対応させていただきます。
1. ①開示等の請求の対象となる項目（保有個人データの特定に資する情報）
  開示等の請求の対象としている保有個人データの項目は以下の通りです。なお、保有個人データの類型によっては、全ての情報を含まない場合があります。
  1. ⅰ）氏名
  2. ⅱ）マンション名、部屋番号
  3. ⅲ）電話番号
  4. ⅳ）その他保有個人データの類型に応じた情報
2. ②開示等の請求の申出先
  開示等の請求は下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。
  
  申出先
  
  〒103-0011
  東京都中央区日本橋大伝馬町1番4号
  伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社　個人情報保護対策担当
  - ※ご来社について
    直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますのでご了承下さい。
3. ③開示等の請求に際して提出すべき書面（様式）等
  
  開示等の請求を行う場合は、次の申請書（A）をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上ご捺印いただき、本人確認のための書類（B）を同封しご郵送下さい。
  
  A. 当社所定の申請書
  
  「個人データの開示等請求書」（クリックしてダウンロードして下さい。）
  
  B. 本人確認のための書類
  
  運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー　1通
4. ④代理人による開示等の請求
  開示等の請求をする者が本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人もしくは開示等の請求をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項Aの書類に加えて、下記の書類（aまたはb）を同封下さい。
  a. 法定代理人の場合
  
  戸籍謄本又は登記事項証明書等、法定代理権の存在を証明する書面　1通
  
  法定代理人の運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー　1通
  b. 委任による代理人の場合
  
  本人実印押印の委任状　1通
  
  本人の印鑑証明証　1通
  
  委任による代理人の運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー　1通
5. ⑤利用目的の通知または開示の請求にかかる手数料及びその徴収方法
  1回の申請ごとに、1,000円（消費税及び地方消費税を含む。） 1,000円分の郵便切手を申請書類に同封して下さい。
  - 手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、かかる請求がなかったものとさせて頂きます。
  - 利用の停止、消去、訂正等（変更・追記・削除）につきしては、手数料は無料とさせて頂きます。
6. ⑥開示等の請求に対する回答方法
  
  申請者の申請書記載住所宛に書面を送付する方法によりご回答させていただきます。なお、申請者から電磁的記録の提供による回答のご希望があった場合において、当該方法によるご回答に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合には、書面によるご回答にて対応させていただきますので、あらかじめご了承ください。
7. ⑦開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
  
  当社は、開示等の請求にともない取得した個人情報について、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の請求の日から6ヶ月以内に廃棄させて頂きます。
8. ⑧保有個人データの不開示事由について
  開示等の請求が次のいずれかに該当する場合は、不開示とさせていただきます。当社が不開示を決定した場合はその旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。
  - 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
  - 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  - 所定の申請書類に不備があった場合
  - 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
  - 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  - 他の法令に違反することとなる場合

6．個人情報のお取扱いに関するお問い合わせ等受付窓口

当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情等については、以下までお申し出下さい。

伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
〒103-0011
東京都中央区日本橋大伝馬町1番4号

個人情報保護対策担当（業務時間／平日9：00～17：30・年末年始休業あり）

お問い合わせはこちら（お問い合わせフォームへリンクします）

※直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますのでご了承下さい。